Inventurhelfer Inventaretiketten
Gemäß Paragraf 240, Absatz 1 Handelsgesetzbuch ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, sein Inventar sowohl zu Beginn des Handelsgewerbes, als auch am Ende eines Geschäftsjahres und bei der Aufgabe des Geschäftes aufzustellen. Das Inventar beinhaltet die Anzeige sämtlicher Vermögensgegenstände und auch alle Schulden, welche nach Wert, Menge und Art differenziert werden. Dabei werden die Einzelposten summiert aufgelistet. Ebenso wie wichtige Geschäftsunterlagen und Bilanzen, müssen die Inventare 10 Jahre lang aufbewahrt werden, da diese der Aufbewahrungspflicht unterliegen.
Jeder Inventarposten braucht eine Seriennummer
Dieses Inventar wird natürlich von der Gesetzgeberseite geprüft. Sobald der Termin für die Prüfung feststeht, ist mit einem Besuch des Betriebsprüfers zu rechnen, wobei dieser erwartet, dass das zu prüfende Inventar sorgfältig gekennzeichnet ist und jeder Posten der Inventarliste eindeutig zugeordnet werden kann. Handelt es sich um EDV-Geräte, ist die eindeutige Zuordnung zwar auch über die individuelle und einmalig vergebene Seriennummer möglich, sind jedoch Möbel Inventarbestandteil, muss eine alternative Lösung der Kennzeichnung gefunden werden. Diese Lösung definiert sich über Inventaretiketten. Dabei wird das gesamte Inventar mit selbstklebenden Inventaretiketten ausgestattet. Zu den positiven Merkmalen dieser Etiketten gehört der Übertragungsschutz, sowie die fortlaufende Nummerierung. Auf diese Weise kann jedem einzelnen Inventarposten eine einmalig vergebene Nummer zugewiesen werden. Auf diese Weise ist eine rechtssichere Zuordnung während einer Betriebsprüfung möglich.
Papieretiketten sind ungeeignet
Inventaretiketten gibt es in den unterschiedlichsten Ausführungen. Wer sich für Etiketten aus Papier entscheidet, sollte beachten dass diese keinen ausreichenden Schutz vor Manipulationen, beziehungsweise Fälschungen bieten, da diese durch Dritte beschriftet werden können. Darüber hinaus halten Papieretiketten nur bedingt auf glatten Oberflächen und können starken Belastungen, wie zum Beispiel durch Reinigungsmittel nicht standhalten. Besser geeignet sind Etiketten aus Kunststoff, welche mit einer speziellen Folie überzogen sind. So zum Beispiel bestehend aus Polyester, Metall oder Mylar. Auf diese Weise schützen sich Unternehmer vor einer Fremdbeschriftung und auch die Reinigung der Inventarposten kann uneingeschränkt ausgeführt werden.
Mit dem Scanner auf Bestandsprüfung
Ist jeder Posten mit einer Inventaretikette ausgestattet, steht der Bestandsaufnahme während der Inventur nichts im Wege. Damit dieser Prozess nicht zu viel Zeit in Anspruch nimmt, empfiehlt sich die Verwendung Inventaretiketten mit Barcode. Mit einem dazugehörigen Scanner lassen sich die auf den Etiketten aufgedruckten Barcodes ganz einfach mittels Laser erfassen und später auf dem Computer elektronisch verarbeiten. Für die elektronische Datenverarbeitung wird jedoch eine spezielle Software benötigt, welche es auf den Computer zu installieren gilt. Viele Hersteller bieten diese Dienste bevorzugt im Internet an. Unternehmer können sowohl die Inventaretiketten mit Barcode, als auch die Lesegeräte und die passende Software im Netz bestellen. Viele der im Netz angebotenen Programme unterstützen das Lesen von Barcode,- als auch RFID Etiketten. Zwischenzeitlich lassen sich diese Programme nicht nur auf dem PC, sondern auch mobil über das Smartphone mit der entsprechenden App abrufen. Auf diese Weise haben Unternehmer von überall die Kontrolle über ihren Warenbestand und können dieser übersichtlich nach Beschreibung, Raumnummer, Kostenstelle, Kategorie oder Gruppe einsehen.